Организация Мероприятий. Дешевле Все Сделать Самому или Заплатить Агентству Праздников?

Мой близкий друг Улан является владельцем Агентства Праздников или по-другому Ивент Агентства. Также он является эксклюзивным администратором 8-ми ведущих. В аккаунтах Инстаграм этих ведущих указан его телефон. Если вы захотите, к примеру, выйти напрямую на одного из этих ведущих, трубку возьмет Улан и озвучит ставку этого ведущего, к примеру, 850 тысяч тенге за вечер. Улан не будет вам ничего говорить о своем Ивент Агентстве, а ограничится лишь продажей услуг данного ведущего. Затем с этого ведущего он возьмет комиссию в случае свершения сделки. Здесь Улан действует исключительно как администратор и не вступает в конфликт интересов с ведущим. Если вы придете к Улану как к директору Ивент Агентства, за 850 тысяч он вам предложит пакет услуг, типа вот этого.

В качестве ведущего в его пакете вы сможете выбрать того же самого ведущего, которому отдельно вы бы заплатили 850 тысяч, когда искали его через Инстаграм.

Как так получается, что за те же 850 тысяч вы получаете того же самого ведущего, а в придачу еще танцоров и видеосъемку и все остальное? В чем здесь трюк? Дело в том, что в своем аккаунте в Инстаграм в месяц ведущий может получить всего один заказ за 850 тысяч (160 тысяч из которых заберет Улан, как комиссию), а от Улана за тот же месяц он получает 8 заказов по 400 тысяч. Что ему выгоднее? Также Улан обеспечивает стабильной работой шоу-балет, специалистов по видеосъемке, оформителей и т. д. Конечно же все эти специалисты работают с Уланом по совершенно другим расценкам, чем они будут работать отдельно по объявлениям.

Не у всех ведущих администраторы владеют собственными агентствами праздников, да и не все ведущие имеют администраторов. Поэтому иногда владельцу ивент агентства самому приходится выходить на администраторов артистов и ведущих, которых вы бы хотели пригласить, либо выходить напрямую, если у него есть прямые контакты. В любом случае переговоры владельца ивент агентства будут всегда успешнее, чем если вы будете вести их сами. Владелец ивент агентства всегда сможет выторговать внушительные уступки со стороны артистов и ведущих, так как обе стороны являются игроками одного рынка. Они являются родственными душами, а вы всего лишь чужак, который хочет обделить их справедливой прибыли.

Нужно ли довериться первому попавшемуся агентству праздников? Конечно же нет. Рынок, по крайней мере, в Алматы, перенасыщен всевозможными ивент агентствами, администраторами и импресарио. Большинство из них верят в свою исключительность и превосходство. Все они будут вам рассказывать, что они самые лучшие.

Шаги, которые вам необходимо предпринять, чтобы сделать оптимальное решение:

• Часто надежные ивент агентства вы можете найти в зданиях самих залов торжеств. Эти агентства праздников сотрудничают с данным рестораном и даже платят ресторану немаленькую аренду. Хорошая Тойхана не будет держать в своем помещении мошенников и любителей. Однако имейте в виду, что данное ивент агентство попытается затянуть ваше мероприятие именно в этот ресторан. Однако выбор всегда за вами. Если вас устроят услуги данного агентства, но ресторан вы выберете другой, агентство проведет мероприятие на выбранной вами территории.
• Оглядите офис, в котором находится ивент агентство. Менеджер по продажам может рассказывать вам  о своем лидирующем положении на рынке и «индивидуальном» подходе к каждому клиенту, в то же время сидя в рваном кресле в коморке в здании бывшего СМУ-12. Вряд ли хорошие артисты и специалисты, даже если и сотрудничают с таким агентством, пойдут на большие скидки.
• Обязательно попросите показать видео мероприятий, видео предлагаемых артистов и ведущего.
• Опытного специалиста агентства праздников вы всегда почувствуете. Он больше будет слушать вас, чем говорить сам. Потому что ему важно понять, чего вы хотите. Только после этого он вам предложит несколько готовых решений.
• Не поленитесь и посетите, по крайней мере, три ивент агентства. Выбрав концепцию, которая вам понравилась, сравните цены на эту концепцию в этих агентствах.
• Обязательно задавайте вопрос, на какую скидку вы можете рассчитывать.
• Чтобы окончательно убедиться, что вы сделали правильный выбор, попросите посетить ближайшее мероприятие, которое организует выбранное вами агентство праздников. Вряд ли они вам откажут. Они всегда смогут провести вас на мероприятие в качестве своего сотрудника. А если вы сами обладаете артистическими данными, любите адреналин, то, нарядно одевшись, можете сесть за стол в качестве гостя. Наградой за вашу храбрость будет бесплатная горячая еда, напитки и сказанный вами искренний тост за здоровье молодоженов или юбиляра. Не забудьте одеть удобную легкую обувь, так как в случае обнаружения вашего «самозванства», вам придется быстро покидать мероприятие.
• Никогда не оплачивайте всю сумму договора. Обычно достаточно оплатить наперед 30% от общей стоимости.

Высокая конкуренция среди ивент агентств сегодня играет вам на руку. Шансы, что вы сэкономите, организовывая все сами, близки к нулю. Если же вы хотите быть на мероприятии гостем, а не загнанным конферансье, возложите ответственность за праздник на специалистов, которые знают свою работу.

P.S. Если количество гостей на вашем мероприятии меньше 50-ти, вам не нужно никакое ивент агентство. Как правило, гости на таких мероприятиях хорошо знают друг друга, они меньше скованы, да и тамада всегда найдется в такой компании. Это самый веселый, самый жизнерадостный из присутствующих, который почтет за честь провести вечер для своих друзей и родственников, для которого это будет удовольствием, а не работой.